AIM-HE (Artificial Intelligence Management for Higher Education) es una plataforma de investigación: la instanciación de soporte del modelo AIM-HE, desarrollada por Rogelio Zambrana como parte de su tesis doctoral en la Universidad de Costa Rica (UCR), con la metodología Design Science Research. No es un producto comercial. Este aviso explica qué datos personales trata la plataforma, para qué, con quién se comparten, cuánto tiempo se guardan y cómo ejercer tus derechos, conforme a la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales (Ley 8968) de Costa Rica y su reglamento.
1. Quién trata tus datos
- Responsable de la plataforma: el proyecto de investigación AIM-HE, a cargo de Rogelio Zambrana. Contacto de privacidad: info@aim-he.com.
- Cada institución usuaria (universidad o centro de educación superior) decide qué información registra sobre sus procesos y su personal, y es responsable de esa información. AIM-HE la trata como encargado, por cuenta de la institución y solo para prestarle el servicio.
2. Qué datos tratamos
| Categoría | Datos | De dónde vienen |
|---|---|---|
| Solicitud de acceso de una institución | Nombre, correo, teléfono y cargo de quien solicita; nombre, país y sitio web de la institución; motivos | Formulario público «Solicitar acceso» |
| Cuenta de usuario | Nombre, apellidos, correo (también es el usuario), contraseña cifrada (nunca se guarda en claro), idioma, estado de disponibilidad, foto de perfil y correo adicional (opcionales) | La institución (alta de actores) y la propia persona (su perfil) |
| Datos organizacionales | Unidades a las que pertenece, puestos, comités y responsabilidades sobre procesos | La institución |
| Contenido de trabajo | Lo que la persona escribe en los instrumentos I-1 a I-9, comentarios, menciones y archivos adjuntos | La propia persona y sus colegas |
| Registro de actividad | Quién hizo cada cambio, cuándo y sobre qué registro | La plataforma |
| Seguridad del acceso | Inicios de sesión e intentos fallidos (usuario, dirección IP, navegador y fecha) y sesiones activas | La plataforma |
| Asistente de IA | Preguntas y respuestas de la conversación, y los registros que el asistente consulta para responder | La propia persona |
| Verificación anti-robots | Señales técnicas del navegador y dirección IP, solo en el formulario público de solicitud | El navegador |
AIM-HE no está diseñada para tratar datos sensibles (salud, origen étnico, creencias, orientación sexual, entre otros) ni datos de menores de edad. Pedimos no registrarlos en los textos libres ni en los archivos adjuntos.
3. Para qué los usamos
- Dar acceso a la plataforma y autenticar a cada persona.
- Permitir que la institución gestione el uso de la inteligencia artificial generativa con el modelo AIM-HE (instrumentos I-1 a I-9).
- Enviar los avisos que la plataforma genera: invitaciones, propuestas, aprobaciones y menciones.
- Dejar constancia de quién hizo cada cambio (trazabilidad y auditoría institucional).
- Proteger la plataforma contra accesos indebidos (bloqueo tras intentos fallidos y verificación anti-robots).
- Responder preguntas con el asistente de IA, cuando la persona lo usa.
- Evaluar el modelo AIM-HE dentro de la investigación doctoral, solo con información agregada o anonimizada: ningún resultado publicado identifica a una persona.
No vendemos datos, no los usamos para publicidad y no hacemos perfiles comerciales.
4. Base del tratamiento
- El consentimiento informado de la persona, que lo da al activar su cuenta y aceptar este aviso. Puede retirarlo en cualquier momento (sección 8).
- La relación de la persona con su institución, que la da de alta para su trabajo.
- La seguridad del servicio y el cumplimiento de obligaciones legales.
5. Con quién se comparten
| Destinatario | Qué recibe | Para qué | Ubicación |
|---|---|---|---|
| Microsoft (Azure) | La base de datos y los archivos | Alojamiento del servidor | Centros de datos de Microsoft Azure |
| Anthropic, PBC (API de Claude) | El texto de cada pregunta al asistente y el contexto de los registros que consulta | Generar la respuesta del asistente | Estados Unidos |
| Google LLC (Google Workspace) | Correo, nombre y texto de cada aviso | Envío de correos | Estados Unidos y otros países |
| Google LLC (Google Fonts) | Dirección IP y navegador al cargar las tipografías de la página | Mostrar la tipografía de la interfaz | Estados Unidos y otros países |
| Cloudflare, Inc. (Turnstile) | Señales del navegador y dirección IP, solo en el formulario público | Verificación anti-robots | Global |
Cada proveedor actúa como encargado o subencargado, con sus propias garantías contractuales de confidencialidad y seguridad. Las transferencias internacionales se hacen con el consentimiento expreso que la persona da al aceptar este aviso. Anthropic no usa los datos enviados por la API para entrenar sus modelos.
6. Cookies
AIM-HE solo usa cookies técnicas, necesarias para que funcione: la sesión, la protección contra falsificación de solicitudes (CSRF) y el idioma elegido. No usa cookies de analítica, de publicidad ni de seguimiento.
7. Cuánto tiempo se guardan
| Dato | Plazo |
|---|---|
| Cuenta y contenido de trabajo | Mientras la institución mantenga el servicio, más 6 meses para que pueda exportarlo |
| Registro de actividad (trazabilidad) | Mientras exista la institución: es su auditoría |
| Inicios de sesión e intentos fallidos | 12 meses |
| Sesiones | Hasta que vencen; las vencidas se eliminan a diario |
| Conversaciones con el asistente | 12 meses desde el último mensaje |
| Solicitudes de acceso rechazadas | 6 meses |
| Respaldos | 30 días, con acceso restringido |
8. Tus derechos
- Acceso: descarga todo lo que la plataforma guarda sobre ti desde «Mis datos y privacidad», en tu perfil.
- Rectificación: corrige tus datos en tu perfil; los datos organizacionales los corrige la persona Gestora de tu institución.
- Supresión (cancelación): escribe a info@aim-he.com desde el correo de tu cuenta. Se elimina tu cuenta y tus datos personales; si tu institución debe conservar su registro de auditoría, tu nombre y tu correo se reemplazan en él por un identificador anónimo.
- Oposición y retiro del consentimiento: escribe a info@aim-he.com.
Respondemos en un plazo máximo de cinco días hábiles, contados desde el día siguiente a recibir tu solicitud (Ley 8968, art. 7, y su Reglamento, art. 18). También puedes presentar una denuncia ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB). El detalle está en «Procedimientos de privacidad».
9. Seguridad
- Conexión cifrada (TLS 1.3).
- Contraseñas guardadas como hash; nunca en claro.
- Bloqueo tras 5 intentos fallidos de inicio de sesión.
- Separación estricta de los datos entre instituciones, también en la base de datos.
- Registro de auditoría de cada cambio.
- Acceso a la administración técnica restringido.
- Respaldos diarios con acceso restringido.
10. Cambios a este aviso
Avisaremos de cualquier cambio importante por correo y dentro de la plataforma, antes de que entre en vigor.
Última actualización: 15 de octubre de 2026.